می‌توان با یک مثال ساده مفهوم آن را درک و تعریف نمود. برای درک بهتر تعریف حسابداری، در ابتدا فرض کنید شما حسابدار یک واحد اقتصادی هستید و می‌خواهید عملیات مربوط به یک رویداد مالی را انجام دهید. این عملیات در پنج مرحله که به شرح زیر توضیح داده شده، انجام می‌پذیرد.
مرحله اول: اولین وظیفه شما تشخیص این رویداد مالی می‌باشد، یعنی ابتدا شما رویداد مالی مربوطه را از لحاظ این که آیا متعلق به مجموعه یا شرکتی است که در آن فعالیت می‌کنید یا خیر، شناسایی کرده؛ سپس آن را از لحاظ مقداری و ریالی اندازه‌گیری می‌کنید. در این مرحله عملیات شناسایی و اندازه‌گیری انجام گرفته است. پس شناسایی و اندازه‌گیری دو مرحله تشخیص می‌باشند.
مرحله دوم: ثبت رویداد مالی که تشخیص شده را در نرم‌افزار مالی انجام می‌دهید. پس سند حسابداری چیست؟ رویداد مالی می‌باشد که ثبت شده است.
مرحله سوم: بعد از ثبت سند، نوبت به طبقه‌بندی می‌رسد، طبقه‌بندی به دو قسمت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری تقسیم می‌گردد.
منظور از طبقه‌بندیِ سخت‌افزاری، بایگانی اسناد حسابداری به صورت کاغذی است که باید منظم و دقیق در زونکن‌های مربوطه صورت پذیرد، هم‌چنین پشتیبان‌گیری از نرم‌افزارهای حسابداری در حافظه کامپیوتر یا حافظه‌های خارجی در زمره طبقه‌بندی سخت‌افزاری قرار می‌گیرد. طبقه‌بندی نرم‌افزاری نیز دسته‌بندی بر اساس کدینگ در نرم‌افزارهای مالی را شامل می‌شود.
مرحله چهارم: پس از طی این مراحل تلخیص انجام می‌پذیرد، معنی تلخیص خلاصه کردنِ اطلاعات می‌باشد که با طبقه‌بندی به راحتی قابل اجراست.
مرحله پنجم: در مرحله آخر با گزارش‌گری اطلاعات رویدادهای مالی به استفاده‌کنندگان درون‌سازمانی و برون‌سازمانی، چرخه انجام فعالیت حسابداری تکمیل می‌شود. در حسابداری دو مدل گزارش‌گری به نام‌های نظری و کاربردی داریم.
گزارش‌گری نظری گزارش‌هایی هستند که بر اساس چهارچوب‌های استانداردهای حسابداری و صورت‌های مالی تهیه می‌شوند، اما گزارش‌گری کاربردی معمولا بر اساس چهارچوب‌های فوق نبوده و مطابق با سلیقه استفاده‌کنندگان باش
